Bestyrelsesmødereferat 11/6-19

Referat fra Bestyrelsesmøde 

11. juni 2019 – 17.00 – 21.00

Møde indkaldt af: Formand Helle Lund

Deltagere: Mette B., Svend B., Helle E., Lisbeth R., Anders C., Arnt W., Helle L.  

Læs: Referatet fra sidste møde

Medbring: –

Punkter til dagsorden

1. Godkendelse af referat:

Godkendt og underskrevet efter rettelser.

Anders ikke enig i punkt 4 vedr. disponeringskonti og foreningskonti. HL og Lisbeth tager det forskrevne skriv med i banken for ændring i tekst. Skal stå som i vores vedtægter og præciseres.

Svend påpeger at vi er for hurtige til oprydning og rundt om bordet.

2. Opfølgning fra sidst:

-Lisbeth har bestilt baner til bowling tirsdag d. 25/6 kl. 17.00 og spisning. Lukker kl. 21.

-Honoraroversigt. Sidste år udbetalt i alt 99.339. Liste gennemgås og tallene diskuteres. Honoraroversigt fra forretningsordenen udskrives til kasserer.

Der skal overvejes til næste møde om vi skal indberettes og derfor evt. øges i honorar eller om vi skal fortsætte. Det blev drøftet om vi skulle have lønsedler eller også gå ned i honorar, jeg hørte ikke det som at vi ikke skulle indberette noget, mere hvad der skulle indberettes. De frivillige vil ikke være med så, da mange ikke kan og må tjene mere. Mette tager sig af opgaven og får nogen regler på skrift. 

-HaveXX; De mange familier der er set er flyttet. Og ejer er set selv i haven og vil gøre orden i haven. 

-Have XXX er også ryddet nu og der er kun set håndværkere i haven. 

Have XXX; Er i gang med advokat. Skal den i fogedretten eller ekskluderes.? Anders følger op.

-Alkoholbevilling: Ansøgning til lejlighedsbevilling skal laves og kan ikke rådgives af politiet. Erhvervsstyrelsen er Mette nu inde over. 

-Lillelund er i gang med rens og rengøring. 

-Tobias og HL har aftalt møde næste uge. Arnt afleverer gave til Alias.

-Formandsfejl vedr. ændring af Jans profil på portalen. Er rettet af sekrt. Og åbenbart også af forbundet.

-Formøde med Ballerup haverne og kredsen. Plan,rettigheder og regler blev gennemgået. Ballerup kommune vil en helt masse og referater blev gennemgået som en slags ”våben” til det næste møde. GDPR skal følges.

3. Indkomne breve og mails:

Anders: -Xxxx Xxxxxxx skal have svaret at det der er indført er ikke med tilbagevirkende kraft. Har selv trukket sin mail tilbage.

-ejendomsfirma som vil overtage vores vurderinger.Spændende tiltag. Anders undersøger priser og fremgangsmåde vedr. dette.

-Klage over have xxx. Haven er misligholdt. HL skriver mail til haven. 14 dages frist ellers gartnerfirma sættes på.

-Xxxx mail vedr. 3 abonnement: HL er på sagen om andet abonnement. Telefonerne skal overdrages til Hestholm.

HL: 

-Højvængets mail med børnefest.  Opslag er på facebook og på hjemmesiden.

-Hanne Grete er frivillig samt Mette til festudvalget.

4. Regnskab (bla. Møde med Banken)

Rapport er sendt på mail. Karen oplyser at vinkasskal overføre tal fra 2019.

Akkumuleret Budget fra 2019 er systemgenereret. Lisbeth kan rette i det.

Lisbeth har ikke adgang til banken men alle regninger er betalt nu.

Nemid er kommet i dag. Mangler brugernavn og adgangskode.

Møde med Lillelund er aftalt.

Have xxx er i restance. De vil gerne tilmeldes PBS. Lisbeth sender oplysningerne til haven. Nets certifikat er under vejs.

Karen har brugt 50 timer på overlevering. Får lov til køb af PC til max 5.000 kr. 

Jan får resthonorar 5.800. 

Lillelund og kloaklån skal ændres da nogle har indfriet beløbet.

Anders foreslog konto 1700-1799 bedes slettes.

Konto 2600 350.000 på byggekonto skal bogføres.

5. Nyt fra formanden 

-Forhavemøde oplyser om kommende loppemarked i den anden haveforening.

-Gert har efterspurgt spiseboner. Arnt giver dette. Sankt Hans bål laves og lidt mad kan indkøbes til skraldemændene. Gert køber selv.

-Antivirusprogram og dropbox skal indkøbes og oprettes. Opflg.

-Pga. helligdag var der lukket søndag og i stedet åbent mandag. Gert og HL snakket om at der burde holdes åbent uanset dato og at vi alle kunne hjælpe på tværs, for Helle kunne godt ha’ taget vagten.Arnt fortæller de gamle metoder. 

– facebook oplæg fra formanden er sekrt. Og Arnt Ikke enig i. Man skal ikke ytre sin personlige mening på Hestholmgruppen. Hertil er Helle L ikke enig og føler der bliver givet hende mundkurv på. 

-Nøgler og sedler fra tidligere. Skal gennemgås. Der er aftalt møde mellem Helle L og Anders som har stor viden om navne på nøglerne og deres numre.Det ligger i en stor bunke. Snak om andet nøgle -eller briksystem.

6. Nyt fra Næstformanden

-Alt vedr. venteliste er i gang med overdragelse til Mette. Udbud til venteliste, er hvis ejer har acc. Vurdering sendes dette til Mette. 

Mail til venteliste: venteliste@hestholm.com. Rettes på hjemmesiden

-Mette kører det som det er og kan så efterfølgende komme med et udkast til ændringer/forbedringer.

-Der er snak om at adgangskode til Hestholmsmails, telefoner og computer mv, skal ligger i lukket kuvert i pengeskabet som kun formand og næstformand har adgang til.

Hvis der sker os noget i bestyrelsen, kan adgangskode laves om på hestholmmails. 

Opflg. Næste møde.

-Festhusudlejer vil have en fast kontakt til bestyrelsen. Anders foreslår sekrt. Besluttes enstemmigt.

-Administrator Tobias vil have en fast kontaktperson. Mette foreslås.

Besluttes enstemmigt.

-HL og Anders deltager i møde med Ballerup kommune 18/6.

– Overdragelse have xxx Sekrt. deltager med Anders. Papirer laves onsdag af Anders og HL. 

-Anders glad for at give mange af sine opgaver videre. Tænker på at gå af om 1-2 år. 

-Hus til salg går dårligt. Der er ikke nogen til salg. Sidste år solgt 22 huse. Vurderet 5 haver i år. 5 er solgt, de 3 er vurderet sidste år. 3 venter på papirer.

-Loppemarked 13/7 plejer at blive annonceret af have 145 i Ballerup bladet og markedskalenderen. Banner skal op. 

Vedr. rengøring af Lillelund skal der laves en liste over dette til Dennis.

Pølsevogn til loppemarked arrangeres evt. Strøm leveres.

Scott vil gerne levere øl/vin/vand.

Aage markerer standesteder. Evt. HL med og hjælpe.

Vi vil ikke have biler på græsplænen. Kun køre op til aflæsning.

Anders sender fællesmail ud vedr. loppemarked. Helle lave oplæg.

-Sankt Hans. Grille sættes op, evt. hjælp fra Herluf/Gert. Bål og kul.

Scott leverer vin/øl/vand

-Præmiehavevandring d. 15/8 kl. 18.00 – Helle laver opslag til div. Steder. Samt fællesmail. Jan fra Rønhøjgård mødes med sekrt. og Mette. Dato for festen aftales herefter.

7. Bordet rundt

Svend: Bare pletter i baghaven flere steder. Strø frø ud og sende regning til kassereren. Evt. kan eliteholdet gøre dette.

Jorden ved trailerpladsen er foreningens og ikke i realiteten til alle haver. 

Mette: Ingen fra bestyrelsen er tilmeldt sommerfesten. Der er stadig ledige pladser.

6/7 er der sommerfest og både Mette og Helle kontorvagt. Anmoder om en anden kan overtage. Lisbeth har vagten, ok med at tage den alene. 

Mobilpay afhænger jo af kreditkort godkendelse.

Tobias laver engelsk notifikation om til dansk. Vejledning laves.

Referat skal på hjemmesiden. Synd at det ikke fungerer som der blev foreskrevet af HL til generalforsamlingen.

Respekt overfor at vi svarer på de mails der sendes rundt. Skriv svar udbedes hurtigt hvis der ønskes svar hurtigt.

Helle: Dennis har ytret at Lillelund trænger til nye persienner. Arnt oplyser at der har været gardinmand ude og vurdere.

Stikontrol ønskes på næste dagsorden.

8. Evt. 

Sekrt. Oplyser at hun ikke stiller op til sekretær efter næste generalforsamling.

Der tales sprog og kommunikation igen bestyrelsen imellem.

Der tales kort stikontrol. Vi tager den på bowlingaftenen.

Næste møde er 20/8 kl. 17.00.

Således opfattet!

Helle Ettrup, referent

Haveforeningen Hestholm – Vestbuen 75, Kontor ved Morgenfruestien 1, 2750 Ballerup